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Política para el tratamiento de datos personales


 

INMOBILIARIA LUCIA PRADA

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

BLANCA LUCIA PRADA QUINTANA, propietaria del establecimiento de comercio INMOBILIARIA LUCIA PRADA, en adelante LA INMOBILIARIA, con dirección física en la ciudad de Manizales en la Carrera 23 Nº 62 – 39 Oficina A 904 Edificio Capitalia, dirección electrónica gerencia@inmobiliarialuciaprada.com,  teléfono (+57) (6) 8934282, desde el momento en que comenzó a operar, ha recaudado datos personales, y continúa recaudándolos, de empleados, proveedores, clientes, posibles clientes y personas interesadas en adquirir, arrendar o vender bienes inmuebles por intermedio de LA INMOBILIARIA mediante las actividades que a diario se adelantan en las instalaciones reales y virtuales de LA INMOBILIARIA.

 

Para garantizar los derechos constitucionales y legales consagrados en la legislación Nacional, de las personas  que han suministrado  sus datos personales  y de quienes los suministren en el futuro,  y con el fin de dar cumplimiento a la regulación en materia de protección de  datos personales, LA INMOBILIARIA adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales, en los términos de la Ley 1581 de 2012  por la cual se “dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto 1377 de 2013 que reglamenta dicha ley. El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por LA INMOBILIARIA para hacer efectivos esos derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada. LA INMOBILIARIA manifiesta su  interés de respetar todos los derechos de los mismos, especialmente con este instrumento su derecho al Hábeas Data, a la intimidad y otros conexos.

 

Con la presente Política de Tratamiento, LA INMOBILIARIA pretende dar un panorama de forma clara y precisa sobre el manejo que se hará de los Datos Personales acorde a su actividad comercial.

 

CAPÍTULO I

Disposiciones Generales

 

  1. DEFINICIONES:

 

El objetivo es contar con la definición de los principales términos presentes en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 del año 2013.

 

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.

 

  • Base de Datos: Es el conjunto organizado de información de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

  • Dato Financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que le dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Estos datos se clasifican en:

 

Dato Público: Información relativa al estado civil de las personas; información relativa a su profesión u oficio, calidad de comerciante o de servidor público.

 

Dato Semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información.

 

Dato Sensible: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

 

  • Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

 

  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos.

 

  • Autorizado: Es la persona y sus dependientes que por virtud de la autorización y de esta Política tienen legitimidad para tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.

 

  • Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito, mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la inmobiliaria a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo tales terceros en encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.

 

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

  • Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento de Datos Personales.

 

  • Transferencia: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual el Responsable y/o Encargado del Tratamiento envía la información a un receptor dentro o fuera de Colombia.

 

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otras, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

 

2.   PRINCIPIOS GENERALES:

 

En virtud de las Políticas de Tratamiento que se concretan en este documento, se aplicarán los principios contemplados en el Artículo cuarto (4) de la Ley 1581 de 2012, en desarrollo, interpretación y aplicación de la referida ley: Principio de Legalidad, Principio de Veracidad o calidad, principio de confidencialidad, Principio de Transparencia, Principio de Acceso y circulación restringida y Principio finalidad; aplicándose de manera armónica e integral.

 

•        Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos personales: El Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad regida por Ley, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 

•        Principio de finalidad: El Tratamiento obedece a las finalidades establecidas en el numeral siete del presente documento.

 

•        Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

•        Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

•        Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

•        Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de los datos personales y las Bases de Datos sólo podrá hacerse por LA INMOBILIARIA o quien ésta delegue según la autorización brindada por el Titular. Los datos personales no podrán estar disponibles en medios de acceso público y difusión masiva. En caso de almacenarse en la nube, softwares o mecanismos similares, estos tendrán acceso restringido y no serán de carácter público.

 

          Principio de seguridad: LA INMOBILIARIA brindará condiciones mínimas de seguridad para proteger la información contenida en sus Bases de Datos, para el efecto se implementarán medidas básicas de archivo respecto de los documentos físicos y sistemas de seguridad digital como anti-virus y/o almacenamientos en la nube para los archivos digitales.

 

•        Principio de confidencialidad: Por regla general y salvo lo dispuesto en la Ley, en el respectivo contrato, o en la presente Política (con la autorización del Titular en los últimos dos casos) la información y los datos personales serán de tratamiento confidencial.

 

 

 

  1. HABEAS DATA:

 

La Ley de Habeas Data busca que los ciudadanos ejerzan su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que se encuentren almacenados en bases de datos y archivos. Este se encuentra regulado en el artículo quince (15) de la Constitución Política de Colombia, la cual estipula que “todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar”.

 

  1. SUJECIÓN A DISPOSICIONES LEGALES.

 

LA INMOBILIARIA manifiesta que las directrices para el Tratamiento de Datos Personales serán las dispuestas por las normas vigentes en la materia.

 

  1. AUTORIZACIONES

 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley que regula (Artículo décimo (10) de la Ley 1581 de 2012) el tratamiento de los datos personales, la Autorización será solicitada por LA INMOBILIARIA, con el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

 

Así mismo, la información personal obtenida de terceros portales, software, aplicaciones y/o cualquier organización que recolecte datos personales con fines comerciales en el sector inmobiliario, será tratada de acuerdo a la Política de Tratamiento de Datos Personales de dicha organización y a la presente política, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de la información transmitida y/o transferida. LA INMOBILIARIA declara que la información recibida cuenta con autorización previa del titular otorgada a quien entrega la información personal, tanto para el tratamiento como para la mencionada entrega.

 

6. AMBITO DE APLICACIÓN

 

En el presente documento, en el cual se establece la Política de Tratamiento de Datos  Personales; el ámbito de aplicación albergará datos personales, archivos, e información registrada en las Bases de Datos de LA INMOBILIARIA, susceptibles de tratamiento, en virtud de las relaciones contractuales o de servicios que se tengan o se hayan tenido entre ambas partes, con los fines que se establecerán a continuación.

 

7. FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA EN LAS BASES DE DATOS

 

La información personal que ha recopilado LA INMOBILIARIA desde el inicio de sus operaciones en el año 2007, y la que recopile en adelante, se usará  para los siguientes fines:

 

  1. Generar y administrar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales, tributarias, contables, comerciales, civiles, laborales, contractuales y, en general, toda obligación que ataña la empresa.

 

  1. Administrar la empresa respecto de sus clientes, proveedores, accionistas y otros grupos de interés.

 

  1. Remisión de información, requerimientos y notificaciones a todos los empleados, proveedores, contratistas, propietarios, arrendatarios, aliados comerciales y demás grupos de interés de LA INMOBILIARIA, que se encuentren registrados en nuestras bases de datos.

 

  1. Realizar programas de fidelización y gestión de servicio al cliente.

 

  1. Realización de llamadas (call center) con fines administrativos, comerciales y publicitarios.

 

  1. Contactar familiares y/o referencias de los arrendatarios o propietarios, con el fin de verificar información previamente suministrada por una de las partes.

 

  1. Mantener contacto con los propietarios y arrendatarios, en virtud de la relación Jurídica existente.

 

  1. Ejecutar de manera adecuada la actividad comercial de LA INMOBILIARIA, principalmente la administración, promoción de proyectos, comercialización, venta, alquiler y permuta de bienes inmuebles.

 

  1. Satisfacer a nuestros clientes de manera integral en sus necesidades inmobiliarias; recibir el pago proveniente de cánones de arrendamiento y las obligaciones derivadas de los diferentes contratos que se hayan suscrito o se llegaren a suscribir con LA INMOBILIARIA en desarrollo de su objeto social.

 

  1. Suscribir contratos con los propietarios y arrendatarios, propios de la actividad inmobiliaria.

 

  1. Intermediar y/o prestar el servicio de mantenimiento y los arreglos que resulten necesarios para el adecuado disfrute de los inmuebles.

 

  1. Remitir comunicaciones de mercadeo y publicidad, por cualquier medio de comunicación que exista en el momento, de ofertas de compraventa, promoción de proyectos, alquiler y permuta de bienes inmuebles; sobre los eventos y actividades comerciales que vayan a ser realizadas y sobre productos y servicios que ofrece o que están relacionados con LA INMOBILIARIA.

 

  1. Consultar centrales de bases de datos u Operadores de Información y Riesgo, o cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos e informes de la capacidad y el comportamiento crediticio, con fines estadísticos de verificación del riesgo crediticio o de reporte histórico de comportamiento comercial.

 

  1. Efectuar el cobro pre-jurídico o judicial de las obligaciones que se encuentren en mora con LA INMOBILIARIA de manera directa o por medio de un tercero. 

 

  1. Entrega de información a entidades del mismo grupo de interés de LA INMOBILIARIA con el fin de realizar acciones de cobranza, trámite de créditos, acciones judiciales, y en general, las actividades que impliquen la actividad comercial de LA INMOBILIARIA.

 

  1. Envío de felicitaciones y congratulaciones por fechas especiales.

 

  1. Efectuar estudios, investigaciones e informes de mercado, financieros, estadísticos y de riesgo.

 

  1. Gestión de información de los empleados relacionados con nómina, seguridad social, procesos de selección, vinculación contractual y todas aquellas actividades que impliquen el bienestar social del empleado.

 

  1. Conservar el archivo físico y/o digital por el tiempo legalmente requerido de forma que puedan ser consultados posteriormente por el titular o una autoridad competente. 

 

  1. Dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.

 

  1. Atender solicitudes de información que formulen los clientes y/o personas interesadas y brindar orientación para el acceso a servicios ofertados.

 

DATOS DE NAVEGACIÓN:

 

El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de la página web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación de Internet. 


Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.


Estos datos de utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.

 

8. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS:

 

Los datos y autorizaciones de tratamiento se recolectarán por medios físicos (suministro de la información por parte de los titulares, de manera telefónica, por escrito, o verbalmente en los inmuebles visitados por los asesores comerciales de LA INMOBILIARIA) o electrónicos  (a través de la página web de LA INMOBILIARIA o la página web del encargado del manejo de los datos, así como mediante el uso del correo electrónico de los titulares de tales datos).

 

Los datos recaudados y las autorizaciones serán almacenadas en las bases de datos de LA INMOBILIARIA y permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el personal autorizado podrá acceder a estas bases de datos. Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada.

 

No obstante lo anterior, LA INMOBILIARIA podrá operar las bases de datos mediante un encargado del tratamiento de datos, en cuyo caso, hará saber a los titulares de la información que estas políticas se extenderán y, por ello, serán aplicables a tal encargado, de forma que el titular pueda ejercer los derechos que le confiere la ley, tanto frente a LA INMOBILIARIA como frente al encargado designado por ésta.  La información recopilada se usará en la forma descrita enseguida.

 

Con los datos personales suministrados, LA INMOBILIARIA podrá realizar operaciones tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

CAPÍTULO II

Derechos y Deberes

 

9. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

De acuerdo con las normas constitucionales y legales, conforme a que el Hábeas Data es un Derecho inalienable de toda persona, por tanto debe acatarse, con el fin de salvaguardar el Derecho a la Intimidad, el titular de la información recopilada en nuestras bases de datos cuenta con las siguientes prerrogativas y derechos, los cuales puede invocar o ejercer frente a LA INMOBILIARIA o frente al encargado del tratamiento de datos personales que obra por cuenta de LA INMOBILIARIA como responsable:

 

  1. Acceder de manera gratuita a sus datos personales, así como conocerlos, rectificarlos, corregirlos y actualizarlos. Este Derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionaos que induzcan a error; siguiendo los procedimientos establecidos más adelante.

 

  1. Solicitar y obtener prueba de la autorización concedida para el tratamiento de sus datos personales, excepto en el caso en que ella se presuma por haberse usado mecanismos alternos de comunicación, como lo prevé el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.

 

  1. Obtener información sobre el uso que se ha dado a su información personal.

 

  1. Acudir ante las autoridades, especialmente ante la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de solicitar y exigir el amparo de los derechos que le confieren las leyes.

 

  1. Revocar, en cualquier momento, la autorización para el tratamiento de sus datos personales, modificarla o condicionarla. Así mismo, solicitar la supresión del dato, su modificación o aclaración, salvo que sea necesaria la información por razones legales o contractuales.

 

  1. Cuando LA INMOBILIARIA recolecte datos sensibles, el titular tiene la facultad de abstenerse de otorgarlos.

 

  1. Acceder en forma gratuita a los Datos personales suministrados que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

10. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 

La responsable del tratamiento de los datos personales es Blanca Lucia Prada Quintana, propietaria del establecimiento de comercio INMOBILIARIA LUCIA PRADA en desarrollo de su actividad empresarial y comercial con domicilio en Manizales en la Carrera 23 Nº 62 – 39 Oficina A 904 Edificio Capitalia, Tel (+57) (6) 8934282. El área encargada directamente del tratamiento de datos es el ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE y el e-mail dispuesto para ese fin es gerencia@inmobiliarialuciaprada.com.

 

  1.  

Procedimientos

 

 11. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS.

 

Con el fin salvaguardar los derechos de los titulares de la información que reposa en nuestras bases de datos, y la que se recopile en adelante, LA INMOBILIARIA establece los siguientes procedimientos:

 

  1. El titular de la información (entendiéndose por él a sus causahabientes y apoderados) podrá solicitar en cualquier tiempo, dentro de los horarios de atención al público o de forma electrónica, información (consultas) sobre los datos personales que registran las bases de datos de LA INMOBILIARIA y sobre las autorizaciones concedidas.  
  2. Así mismo, podrá elevar peticiones o reclamaciones sobre aclaración, corrección, modificación, rectificación o supresión de datos; revocación o condicionamiento de autorizaciones para el tratamiento, acompañando los documentos o pruebas que pretenda hacer valer.
  3. Para ejercer las prerrogativas a que se refieren los numerales anteriores, el titular deberá radicar petición escrita en la oficina física ubicada en la Carrera 23 Nº 62 – 39 Oficina A 904 Edificio Capitalia, dirigida al AREA DE SERVICIO AL CLIENTE, con asunto TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, identificándose plenamente, a fin de que LA INMOBILIARIA pueda corroborar que el peticionario es el titular de la información. En la solicitud se debe precisar: a) Nombre completo y correcto del titular y/o su apoderado, si es el caso. b) Identificación del titular y de su representante, en el evento en que actúe a través de apoderado. c) Dato o autorización que se quiere conocer, corregir, modificar, suprimir o revocar, con indicación clara y detallada de la forma en que se pide hacer la corrección o modificación. d) Domicilio o lugar donde recibirán respuesta.
  4. El titular también puede remitir un correo a la siguiente dirección electrónica gerencia@inmobiliarialuciaprada.com, dirigido al AREA DE SERVICIO AL CLIENTE, con asunto TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, con la información señalada en el numeral anterior. En este caso, LA INMOBILIARIA enviará la respuesta correspondiente a la misma dirección de correo de la cual procede la petición, siempre y cuando coincida con la registrada en las bases de datos.  No obstante, si lo considera, y con el único fin de establecer la identidad plena del peticionario y titular de la información, LA INMOBILIARIA podrá  requerirlo para que se identifique, antes de proceder a responderle.
  5. La respuesta a las consultas a que se refiere el numeral 1º, será enviada por LA INMOBILIARIA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  6. La respuesta a las reclamaciones a que se refiere el numeral 2º, se dará por LA INMOBILIARIA en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

La información que sea suministrada por los titulares, será utilizada únicamente para los fines establecidos en la presente Política, salvaguardando la misma con condiciones de seguridad en pro de impedir que sea utilizada con fines  fraudulentos, o que vayan en contra los postulados constitucionales y legales establecidos.

 

12 .MODIFICACIONES DE LAS POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

 

La INMOBILIARIA LUCIA PRADA se encuentra plenamente facultada para modificar la presente Política de Tratamiento en cualquier momento. Dichas modificaciones serán publicadas  y anunciadas en forma oportuna en la página web de LA INMOBILIARIA http://www.inmobiliarialuciaprada.com.co/

 

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los cambios realizados, es decir los nuevos lineamientos establecidos constituyen la aceptación de la misma.

 

13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

La política de tratamiento de datos personales a que se refiere este documento estará vigente a partir del día quince (15) del mes de octubre del año 2017, pero podrá ser modificada, en cuyo caso se comunicará lo pertinente a los titulares.



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